Категоризируй и властвуй — категоризация проектов (методика разделения проектов на 4 категории)

Что такое категоризация проектов и зачем она нужна

Очевидно что выполнять все работы молотком не правильно если ты столяр.

Как и например кормить всех клиентов шаурмой если ты повар.

Это аллегории на то, что управлять разными проектами тоже нужно по разному.

Существует множество проектных технологий, а так-же инструментов управления проектами.

Очевидно что не все они применимы в тех или иных случаях.

Некоторые проекты можно сделать стажерами пропуская элементы вроде «формирование плана коммуникаций», а иные требуют наличия всех видов проектных практик и документов.

В тоже время, не очень разумно каждый раз для нового проекта придумывать все заново. Изобретать новый проектный подход.

Так как же быть?

Ответом может быть разделение всех проектов на категории, или Категоризация проектов.

Идея категоризации заключается в том, что мы определяем некоторый перечень категорий а также правила отнесения проектов к одной из этих категорий.

Далее всю работу с проектом мы строим исходя из этой категории.

Категория определяет как планировать проект, какие ресурсы допустимы для выполнения, какие требуются подходы и практики.

Ниже приводится один из возможных методов категоризации проектов.

Описание возможной методики категоризации

В основу методики категоризации проектов заложена адаптированная модель BCG матрицы

(ссылки на теоретическую часть в конце документа).
Идеи заложенные в методику следующие:
Все проекты можно измерить по двум большим шкалам измерения.
Объем — размер относительно общего размера портфеля проектов компании и степени воздействия на суммарные объемные показатели деятельности, такие как Прибыль или Объем продаж.
Сложность — относительная «трудность» для компании в реализации. Складывается из различных факторов воздействующих на ход реализации.

Если:

• шкалы представить в виде осей X,Y
• определить относительные значения начала и конца
• определить точки центра значений

то получится матрица из 4 квадрантов.

Если после этого оценивать каждый проект по данным шкалам, то он будет попадать в один из этих квадрантов.
Данные квадранты будут описаны следующим образом.

Заноза
Имеющие маленький объем и высокую сложность.
Из-за невысокого объема на них нельзя заработать много а потери могут быть высокими.
Требуют творческого подхода. Качественных ресурсов.
Они похожи на Занозу так как маленькие и проблемные.
Если Занозу не лечить то она может воспалиться.
Лучше всего, как можно скорее избавиться от занозы.
Бульон
Бульон это маленький и простой проект. Слегка булькает на медленном огне.
Тихонько варится.
Требуют небольшого количества усилий и имеют маленькую доходность и\или объем.
Звезда
Большие и сложные. Имеют огромный размер, сложность и потенциал.
Требуют лучших ресурсов.
Банкомат
Большие но несложные. При правильном использовании обеспечивают стабильную доходность для компании.

Дальнейшая часть документа описывает методику подобной категоризации.

Общее описание методики

Методика категоризации состоит из следующих объектов:

• Перечень классификационных признаков с вариантами значения.
• Порядок определения значения по классификационным признакам.
• Таблица оценки с перечнем признаков и результирующей оценкой.
• Матрица отнесения к определенной категории.

Последовательность категоризации

1. По каждому из классификационных признаков производится оценка в соответствии с правилами предусмотренными для данного признака.
2. Значение по каждому признаку вносится в оценочную таблицу.
3. Сумма баллов из оценочной таблицы определяет категорию по матрице отнесения к категории.

Классификационные признаки

Перечень классификационных признаков:

• Доходность
• Маркетинговый потенциал
• Потенциал капитализации
• Масштаб
• Срок реализации
• Сложность
• Проектная технология
• Обеспеченность ресурсами
• Экспертная готовность

Порядок определения значения по классификационным признакам

Доходность

Доходность это объем маржинальной прибыли.
Оценивается на основании фактических данных или посредством составления бюджета.
Имеет прямую связь с показателем Прибыль

Варианты значения признака

• Отрицательная доходность
• Нулевая доходность
• Низкая доходность
• Стандартная доходность
• Высокая доходность

Правила определения доходности

Доходность определяется по расчетной маржинальной прибыли.

Выручка - Прямые затраты = Маржинальная прибыль
Доходность в % = Маржинальная прибыль / Выручка * 100

Маркетинговый потенциал

Маркетинговый потенциал означает возможное положительное влияние на объем
продаж проектов компании а значит на рост показателя Объем.

Варианты значения признака

• Отсутствует
• Низкий
• Средний
• Высокий

Правила определения маркетингового потенциала

Маркетинговый потенциал определяется как сумма баллов по набору свойств
проекта.
В случае наличия свойства, баллы по строке добавляются к сумме.

По сумме балов, определяется значение признака.

Потенциал капитализации

Значимость с точки зрения развития компании, ее навыков управления
проектами, развития специалистов.
Влияет на показатель Экспертиза

Варианты значения признака

• Отсутствует
• Низкий
• Средний
• Высокий

Правила определения потенциала капитализации
Потенциал капитализации определяется как сумма баллов по набору свойств
проекта.
В случае наличия свойства у проекта, баллы по строке добавляются к сумме.

По сумме балов, определяется значение признака.

Масштаб

Масштаб это размер или объем. Означает то, насколько много ресурсов участвует в проекте. Насколько большие бюджеты задействованы.

Варианты значения признака

• Микро
• Малый
• Стандартный
• Крупный
• Стратегический

Правила определения масштаба
Масштаб определяется по бюджету измеренному в миллионах рублей.

Срок реализации

Срок реализации это ожидаемая продолжительность с точки зрения времени.

Чем длительнее проект, тем выше вероятность смены команды, ключевых лиц заказчика или рыночной ситуации.
По сути срок реализации влияет на риски.

Варианты значения признака

• Краткосрочный
• Средний
• Долгосрочный

Правила определения сроков реализации
Срок определяется по длительности измеренной в календарных месяцах.

Сложность

Варианты значения признака

• Простой
• Сложный
• Очень сложный

Правила определения сложности
Сложность определяется как сумма баллов по набору свойств проекта.
В случае наличия свойства, баллы по строке добавляются к сумме.

По сумме балов, определяется значение признака.

Проектная технология

Проектная технология это набор способов которым будет выполнятся проект,
включая форму договора.
В данном списке расположены по степени возрастания сложности.

Варианты значения признака

• ТСВ (Технология стандартного внедрения)
• ТБР (Технология быстрого результата)
• ТКВ (Технология корпоративного внедрения)

Правила определения технологии
Технология определяется экспертным решением РП, МП, РПО с учетом мнения Заказчика.

Обеспеченность ресурсами

Обеспеченность ресурсами означает потенциальную возможность сформировать
команду.

Варианты значения признака

• Низкое обеспечение
• Среднее обеспечение
• Высокое обеспечение

Правила определения обеспеченности ресурсами

Низкое обеспечение — В тех случаях когда на момент начала в компании нет требуемых ресурсов а поиск ресурсов со стороны сложен и превышает сроки\бюджет.
Среднее обеспечение — В тех случаях когда на момент начала в компании нет требуемых ресурсов но возможность обеспечения с рынка высокая и укладывается в сроки\бюджет.
Высокое обеспечение — В тех случаях когда на момент начала в компании есть необходимые ресурсы.

Экспертная готовность

Экспертная готовность означает наличие в компании капитализированного опыта выполнения подобных проектов в виде документов, наработок, формализованных знаний или экспертов в составе команды и т.п.
Варианты значения признака

• Отсутствует
• Низкая готовность
• Средняя готовность
• Высокая готовность

Правила определения экспертной готовности
Отсутствует — в компании нет ни экспертов, ни документов ни наработок. Ничего.
Низкая готовность — в компании есть документы подобных проектов.
Средняя готовность — в компании есть документы и наработки.
Высокая готовность — в компании есть документы, наработки подобных проектов и эксперты в составе команды с подобным опытом.

Таблица оценки

Таблица оценки с перечнем признаков и результирующей оценкой указана на рисунке.

В данной таблице:

• (1) — Классификационные признаки
• (2) — Варианты значений признака
• (3) — Выбранное значение
• (4) — Балл попадающий в результат при выборе значения из данной колонки
• (5) — Поправочный коэффициент признака
• (6) — Балл по признаку с учетом выбранного значения и поправочного коэффициента
• (7) — Результирующие баллы по осям матрицы

Матрица отнесения к определенной категории

После определения значений баллов по осям Объем и Сложность проект относится к одной из категорий.

Википедия — Матрица БКГ