Образ результата или почему плохо, когда телега впереди лошади

Стандартная проблема

Очень частой проблемой планирования на проектах является так называемая «телега впереди лошади».

Отсутствует образ результата.

Формирование оценки ДО получения четкого понимания, а что же оценивается. Какой должен быть результат?

Как нам говорит википедия: Результат это:  последствие цепочки (череды) действий или событий, выраженных качественно или количественно. _{(Результат — Википедия (wikipedia.org)}

Так вот, если мы формируем ту самую цепочку действий без четкого понимания результата или финала этой цепочки, то скорее всего итог будет отличаться от ожидаемого.

Так происходит в первую очередь из-за того, что то, как видит результат Заказчик отличается от того, как его видит Исполнитель.

Приведем пример:

Вопрос: «Сколько стоит дом?»

Попробуйте ответить на данный вопрос!

Если попытаться это сделать, то сразу же возникает множество вопросов:

• А какой дом?
• А сколько этажей?
• Из кирпича или из дерева?

Список можно продолжать очень долго.

Очевидно, что прежде, чем отвечать на вопрос о стоимости, необходимо получить ответы на данные вопросы.

Иначе можно очень сильно ошибиться.

Ведь возможно Заказчик хочет такой:

При этом, такая проблема встречается гораздо чаще именно для «небольших» результатов, нежели для небоскребов.

В больших проектах и сложных видах деятельности люди уже понимают давно что нужно тщательно планировать.

В строительстве, например сначала делают архитектурный план, рисуют наброски, чертежи т.п.

А вот в проектах по внедрению информационных систем, ввиду их особенностей, ситуация хуже.

И особенно часто проявляется именно в небольших или средних задачах внутри проекта.

Что неизбежно приводит к увеличению бюджетов, срыву сроков, испорченным нервам и репутации.

Простой возможный кейс:

Заказчик (начальник): — Иван, сделай мне отчет по продажам!

Исполнитель (Иван): — Хорошо, сделаю.

Через какое-то время Иван приносит отчет по продажам за прошлый месяц с аналитикой по контрагентам.

А начальник хотел за год и с аналитикой по номенклатуре.

Почему так произошло? Потому что при постановке задачи они не договорились о результате. О том как должен выглядеть отчет.

Причем самое досадное в данной ситуации что Ивана даже поругать нельзя.

Ведь он все сделал правильно. Просили отчет? Получили отчет.

Отсюда очевидно, что во-первых больше заинтересован в формулировке результата постановщик, а во-вторых то, что чем подробнее описан результат, тем лучше.

Конечно, все должно иметь разумные пределы.

И точность описания результата должна быть обусловлена важностью задачи и возможными затратами на формулировку уточненных требований.

Также, не имеет смысла каждый раз детально расписывать требования если ранее уже это делалось и текущая задача лишь повторение уже ранее сформулированных задач.

В кейсе с начальником и Иваном, если это не первый раз, то начальник мог сказать:

— Иван, сделай отчет по продажам, как обычно.

И если оба понимают, о чем речь, так как ранее уже договорились о результате, то проблем нет.

Таким образом, прежде чем планировать сроки и ресурсы по проекту или задаче, необходимо сформулировать образ результата.

Образ результата

Что же такое образ результата и как его сделать?

На самом деле, это довольно простая идея:

Вот такие простые условия.

Именно попытка формулировать требования к неосязаемым, неизмеримым вещам приводят к ошибкам планирования.

Сравните несколько постановок задач.

Вариант 1:

• Сделать хороший отчет по продажам
• Оценить сложность обновления текущей системы
• Поговорить с клиентами по поводу повышения цен

Вариант 2:

• Сделать отчет по продажам за 1 квартал 2020 года с детализацией по контрагентам и номенклатуре в формате MS Excel
• Подготовить аналитическую записку в свободной форме в Word объёмом 1-2 страницы с оценкой обновления текущей системы в человеко-часах.
• Позвонить 100 клиентам по поводу повышения цен, результаты обсуждения в виде замечаний и оценки готовности к изменениям по 5-ти бальной шкале предоставить в виде таблицы Excel.

Во втором случае понятно, что именно делать, каким должен быть результат, а также получен ли он.

После формулировки образа результата, также нужно уточнить требования к нему.

Как уточнить требования к результату?

По идее, для того чтобы сформулировать требования к результату, необходимо задать вопросы заказчику результата, получить ответы и таким образом узнать все необходимое.

Применительно к внедрению ЕРП системы, могут быть такие вопросы:

• Сколько пользователей будут работать с системой?
• Будет ли использоваться блок «Управление продажами»?
• Какое максимальное время может открываться экранная форма?
• И так далее…

В реальных проектах по внедрению ЕРП систем, количество вопросов на которые требуется ответить, очень велико.

Полученный от заказчика ответы станут будущими ограничениями проекта.

В тех случаях, когда заказчик не может или не хочет предоставить ответы на необходимые вопросы, ответы должен дать Исполнитель.

Но в таком случае они называются не «ограничения», а «допущения».

Мы как бы делаем предположения на основе опыта, других подобных проектов и таким образом получаем необходимые данные для расчета.

• «Допустим у клиента 100 пользователей, так как в пяти прошлых подобных наших проектах было в среднем по 100 пользователей».
• «Допустим, что клиента устроит время открытия экранных форм не более 5 секунд, так как по исследовательским данным это среднее допустимое время».

В дальнейшем при согласовании плана проекта с Заказчиком можно использовать данные допущения как элементы обоснования оценки, а также как элементы для торга.

Остались вопросы?

Если у вас остались вопросы или нужна помощь, а может вы хотите поделиться своим опытом формирования образа результата, пишите в комментариях.