Содержание
Для чего нужен регламент постановки задач
Современной компании не обойтись без четких и понятных правил по постановке задач.
Особенно это касается компаний, где сотрудники имеют большую свободу в принятии решений, а стоимость их «часа» высока.
Помочь решить проблему нецелевого расходования рабочего времени, повысить качество работ и облегчить управление может хорошо сформулированный регламент по постановке задач.
Данная статья приводит пример такого регламента, который можно взять за основу для разработки своего.
Или же использовать «как есть».
Пример регламента постановки задач
Термины и определения
АСУП — Автоматизированная система управления проектами.
Постановщик — Тот кто дает, ставит, назначает задачу.
Исполнитель — Тот кто выполняет задачу.
ЗЛ — Заинтересованные лица. Сотрудники компании непосредственно заинтересованные в выполнении задачи.
К таким сотрудникам относятся:
- Автор — Тот кто сформулировал задачу и потребность.
- Постановщик — Тот кто объяснил суть задачи исполнителю, договорился с ним о параметрах выполнения задачи, а также внес задачу в АСУП. Чаще всего (но необязательно) совпадает с Автором задачи.
- Исполнитель — Тот кто непосредственно выполняет задачу.
- Руководитель Постановщика — Непосредственный руководитель постановщика задачи.
- Руководитель Исполнителя — Непосредственный руководитель исполнителя задачи.
Общие положения
Все, что устно, того не существует
Coluns (c)
Работа с задачами основывается на нескольких базовых правилах
- Правило 1: Запрещается постановка задач сотрудникам в устной форме.
- Правило 2: Карточка задачи в АСУП должна быть заполнена максимально подробно.
- Правило 3: Сотрудник принимающий задачу обязан убедится что у него есть все необходимое.
- Правило 4: В случае возникновения затруднений с выполнением задачи, сотрудник обязан немедленно оповестить всех ЗЛ.
- Правило 5: В ходе выполнения задачи Исполнитель обязан ежедневно фиксировать в АСУП прогресс выполнения.
- Правило 6: После завершения задачи Исполнитель обязан зафиксировать в АСУП результат выполнения, а Постановщик обязан его принять.
- Правило 7: Результат выполнения любой задачи должен быть материален.
Далее приводится подробное описание каждого правила, а также инструкции по конкретным действиям.
Порядок взаимодействия
Общая последовательность жизненного цикла задачи.
Постановка задачи
Запрещается постановка задач сотрудникам в устной форме
Постановщик задачи и Исполнитель могут обсудить параметры выполнения задачи до ее фиксации в АСУП, но приступать к фактическому выполнению задачи Исполнитель не может.
Сотрудник которому задача поставлена без использования АСУП обязан отказаться от исполнения задачи.
В случае отказа Постановщика от фиксации задачи в АСУП или в случае когда к моменту начала работ над задачей, она не внесена в АСУП, Исполнитель обязан уведомить всех ЗЛ.
Постановка задачи производится в <Название системы управления задачами>.
Вносить данные о задаче в АСУП обязан Постановщик.
Общие требования к задаче
Задача не должна превышать по длительности 40 часов.
Все задачи большего размера должны быть предварительно декомпозированы до задач размером не более 40 часов.
Запрещается «условная» декомпозиция по принципу копирования задачи с добавлением незначащего примечания, вида «Отчет 1 часть», «Отчет 2 часть «
Требования к результатам
Каждая задача должна содержать четко описанный выходной результат.
Результат задачи должен иметь материальную форму.
Признаваемые виды результатов:
- Документ в одном из форматов офисных документов.
- Страница в системе <Название системы управления документацией>.
- Программный код в виде файлов конфигурации, внешних обработок и т.п. снабженный описанием и размещенный в корпоративных системах.
Из описания задачи должно быть однозначно понятно какой именно результат предполагается.
В случаях когда Постановщик задачи затрудняется сформулировать результат задачи в одном из признаваемых видов, он обязан связаться со своим руководителем для совместного определения формулировки результата.
Обязательные для заполнения поля в карточке задачи
- Тема
- Автор
- Описание
- Первоначальная оценка
- Срок исполнения
- Исполнитель
Если для выполнения задачи необходимо заполнение дополнительных полей, то их также необходимо заполнить.
Постановщик обязан:
- Предоставить Исполнителю всю необходимую для выполнения задачи информацию
- Обеспечить доступы
- Организовать встречи с представителями Заказчика
Принятие задачи
Исполнитель при принятии задачи должен убедиться в том что:
- Задача внесена в АСУП.
- В задаче заполнены все обязательные поля, предусмотренные разделом «Постановка задачи»
- Данные задачи в АСУП соответствуют договоренностям с Постановщиком.
- Срок исполнения, объем трудозатрат достаточны для выполнения задачи с учетом имеющихся других планов Исполнителя.
- Исполнитель понимает суть задачи и у него есть все необходимое для выполнения.
При любых отклонениях Исполнитель обязан уведомить Постановщика.
Задача имеющая любое из перечисленных отклонений считается невыполнимой.
Запрещается принимать в работу невыполнимые задачи.
Выполнение задачи
При начале работ над задачей Исполнитель обязан:
Изменить статус задачи в АСУП на статус «В работе»
По мере работы над задачей, но не реже одного раза в день отмечать в карточке задачи:
- Затраченные часы.
- Оставшиеся плановые часы.
- Комментарий о полученном прогрессе.
Ошибка
В ходе выполнения задачи, в случае возникновения любых отклонений которые могут повлиять на:
- Срок выполнения
- Трудоемкость
- Результаты
Исполнитель обязан:
- Изменить приоритет задачи на Высокий.
- Незамедлительно уведомить всех ЗЛ.
Для этого он должен добавить ЗЛ в наблюдателей задачи (при отсутствии)
После того как ЗЛ указаны в наблюдателях, Исполнитель должен добавить комментарий к задаче.
Комментарий должен содержать информацию:
- Суть проблемы
- На что влияет (срок исполнения, трудоемкость, результаты)
- Предложения по устранению проблемы.
После отправки сообщения Исполнитель обязан убедиться в получении данного сообщения ЗЛ ответственным за бюджет задачи .
До получения распоряжения ЗЛ ответственного за бюджет Исполнитель продолжает работы над задачей.
По мере получения решения по данной проблеме ЗЛ ответственный за бюджет фиксирует решение в задаче в виде комментария и при необходимости корректирует параметры выполнения.
Сроки обнаружения отклонений
Исполнитель обязан стремиться выявить отклонения в течении первых 25% срока выполнения задачи или выполнения 25% объема задачи.
В случае изменения Исполнителем срока или трудоемкости после завершения 75% срока или выполнения 75% объема — исполнитель обязан завершить работу за счет неоплачиваемых переработок.
Завершение задачи
После того как задача завершена и согласованный результат получен, Исполнитель переводит задачу в статус На проверке.
При этом предварительно Исполнитель размещает в АСУП описание результата.
Описание результата должно быть в виде ссылки на документ если в рамках задачи разрабатывался документ или на исходный код если разрабатывался код.
Результат без физического воплощения результатом не считается.
Coluns (c)
Контроль выполнения
После того как задача передана на проверку Постановщик обязан проверить результат на соответствие параметрам задачи.
В случае необходимости Постановщик возвращает задачу на дополнительную доработку добавив при этом содержательный комментарий о том что именно требует корректировки.
При этом, если передача на доработку повлечет за собой изменение сроков, трудоемкости или результатов, то Постановщик обязан предварительно добавить в наблюдатели всех ЗЛ.
Если задача выполнена корректно, то Постановщик закрывает задачу переводя ее в соответствующий статус.
